Comment mieux planifier quand on est nulle à ça

S’organiser et planifier à l’avance, ça s’apprend surtout si c’est tout nouveau pour vous, cela peut vite tourner au cauchemar et la raison derrière ça pourrait être votre cerveau…

Rien à voir avec l’intelligence attention ! On peut être intelligente et avoir du mal avec la planification. Exemple : les personnes très créatives qui ont tendance à tout imaginer en images peuvent rencontrer des problèmes au moment de transformer ces idées conceptuelles en actions pratiques. Elles auront besoin de quelqu’un pour les guider pas à pas dans la réalisation de ce process. On peut aussi avoir des personnes qui maîtrisent parfaitement leur job, qui identifient et exécutent leurs priorités efficacement mais qui vont fauter lorsqu’elles devront tracker et réaliser d’autres tâches simultanément, y compris manager les autres.
Certains cerveaux sont naturellement programmés pour maintenir l’ordre, et d’autres pas.

On en revient toujours au cerveau et ses mécanismes tortueux. Les personnes avec une prédominance naturelle de la partie arrière gauche du cerveau ont plus de facilité à réaliser des plans linéaires et à les suivre. Ces personnes n’ont généralement pas besoin d’aide dans la planification et ne comprennent souvent pas pourquoi les autres pèchent sur ce sujet. Les personnes avec une prédominance située sur une quelconque autre partie du cerveau auront beaucoup plus de mal à planifier les choses. Cela est dû à la neurochimie de leur cerveau qui leur fait utiliser 100 fois plus d’énergie pour planifier, qu’une personne avec un hémisphère arrière gauche dominant.

Tout comme nous avons tendance à reconnaître que les qualités telles que la créativité, l’analyse ou l’écriture sont plus faciles pour certains que d’autres, la facilité à planifier est une qualité avec laquelle on naît ou ne naît pas. Mais ça ne veut pas dire que l’on ne peut pas développer ces compétences, en créant les connexions neurologiques nécessaires quotidiennement on peut y arriver. Avec de l’aide et de la persévérance, vous développerez votre résilience et votre facilité à planifier.

Voici quelques points clefs pour comprendre comment votre cerveau fonctionne et vous aider à persévérer dans l’acquisition de cette nouvelle compétence qu’est la planification :

Identifiez vos forces et vos faiblesses. Si vous trouvez que planifier est une tâche très difficile à faire, la partie arrière gauche de votre cerveau n’est probablement pas dominante. Pour déterminer quelle partie de votre cerveau prédomine sur les autres, faites votre propre évaluation en utilisant le test imaginé par le Dr Katherine Benziger ou rendez-vous sur ce site pour un test gratuit en ligne. Déterminer quelle partie de votre cerveau domine peut vous aider à mieux comprendre ce qui marche pour vous et ajuster vos habitudes. En faisant le test Thinking Styles Assessment du Docteur Katherine Benziger par exemple, j’ai noté que c’était la partie droite de mon cerveau qui prédominait, d’où mes difficultés à m’organiser, j’ai compris pourquoi j’avais plus de facilités pour certaines choses comme la compréhension et mes capacités à apprendre et maîtriser tel ou tel sujet et mes lacunes, l’organisation et la planification.

Acceptez la difficulté. Si on s’attend à ce que quelque chose soit facile alors que ça ne l’est pas, on va avoir tendance à s’énerver et à abandonner. Mais si dès le départ on sait à quoi à s’attendre, on pataugera sûrement mais on aura plus de volonté à vaincre ces difficultés puisque l’on comprendra que la difficulté fait partie du process. Au début vous serez frustrée, désorientée, fatiguée ou même en colère parce que vous refuserez d’accepter la réalité des choses et les limites concernant le nombre de tâches que l’on peut en fait réaliser en une journée. Les personnes qui acceptent et passent outre ces difficultés sont celles qui font le plus de progrès et une fois passés ces obstacles, elles deviennent plus calmes, elles ont plus d’assurance et de clarté sur comment mieux structurer leur planning.

Débarrassez-vous de votre esprit « c’est tout ou rien ». Les personnes dont le cerveau n’est pas naturellement prompt à la planification ont tendance à penser de manière radicale, du style c’est tout ou rien. Elles pensent qu’elles doivent suivre un plan à la lettre sinon leurs efforts seront vains, ou que si elles ne sont pas capables de planifier les choses correctement tous les jours, elles ne devraient même pas essayer. Au lieu de cela, voyez cet apprentissage comme un processus où chaque amélioration compte, et cela tous les jours. Cela vous permettra également de renforcer votre résilience puisque vous serez moins dure envers vous-même quand vous dévierez de vos objectifs, et au final, vous vous rendrez compte que vous pouvez revenir à la tâche plus rapidement et plus facilement.

Trouvez des systèmes qui marchent. Au lieu de vous forcer à faire des plannings ultra structurés, trouvez LE système qui va fonctionner pour vous. Par exemple, si vous avez plus tendance à faire des supports visuels (ce qui est commun pour les personnes avec une prédominance de l’hémisphère droit), trouvez une manière de prendre ça en compte. Faites vos listes sur des post-it, utilisez un tableau blanc ou faites une mind map, une représentation graphique de vos idées. Si vous aimez les fichiers Excel, mettez vos listes et plans sur Excel ou essayez une app qui vous permettra de tracker vos progrès en mode 2.0. Si vous aimez plutôt travailler dans le flow niveau temps et que vous n’aimez pas les plannings rigides avec une structure carrée (trait représentatif d’une prédominance de l’hémisphère arrière droit) essayez les listes sur papier qui vous permettront de vous adapter et d’ajuster votre cadence pour la journée. Il n’y a pas de bonne ou de mauvaise façon de faire, à vous de trouver celle qui marche pour vous.

Demandez de l’aide. Si vous connaissez des personnes qui excellent en planification ou qui ont des compétences dans ce domaine, demandez-leur conseils et demandez leur avis. Elles pourraient facilement vous donner des solutions potentielles aux problèmes qui vous submergent. Obtenir des suggestions sur des systèmes de planification à tester au lieu de développer les vôtres peut vous faire gagner beaucoup de temps. Attention, évitez d’en parler à des personnes critiques qui pourraient vous décourager d’apprendre. Le changement est déjà une chose assez difficile en soi donc pas besoin d’en rajouter une couche. Ensuite, demandez des solutions simples. Ne visez pas le niveau expert pour une chose que vous êtes tout juste en train d’apprendre à maîtriser, apprenez d’abord les bases avant de viser plus haut.

Persévérez. Une des définitions de la résilience c’est le rebondissement, quand vous vous retrouvez frustrée faites preuve de bienveillance à votre égard, on fait tous des erreurs, reconcentrez-vous quand vous déviez de votre objectif et ajustez votre plan quand de nouveaux problèmes apparaissent. Par exemple, vous devrez peut-être repousser au lendemain un projet que vous pensiez terminer aujourd’hui ou vous devrez peut-être faire appel à un(e) collègue pour terminer un projet en temps et en heure.

Comprendre le fonctionnement du cerveau quand vous apprenez à mieux gérer votre temps joue un rôle considérable dans votre habilité à vous motiver et à vous débarrasser de vos blocages et de votre frustration. Quand vous arrivez à vous convaincre que vous pouvez changer et que vous devez travaillez plus dur que les autres, vous avez beaucoup plus de chance d’être résiliente dans le process qui vous conduira à améliorer votre organisation.

Article adapté de Elizabeth Grace Saunders pour HBR.